Wie die Digitale Transformation kollaborative Logistikprozesse verändert

Die Anforderungen an Kollaboration in der Transport- und Werkslogistik im strukturellen Wandel

Das Zeitalter der Digitalisierung hat für die Welt der Kommunikation sowohl im privaten Bereich wie auch im Geschäftsbereich markante Veränderungen mit sich gebracht: Kommunikation wird digitaler, effizienter, individueller, globaler und vor allem hybrider: Es zeigt sich, dass es nicht den einen Kommunikationsweg gibt, sondern mehr und mehr verschiedene Dienste gleichzeitig genutzt werden. Was im privaten Bereich durch WhatsApp und Co. bereits seit mehreren Jahren normal ist, etabliert sich mit Tools wie MS Teams oder Slack immer stärker auch in der Geschäftswelt. Doch was bedeutet all das für die Transport- und Werkslogistik? 

Der Wandel in der Kommunikation eröffnet Chancen, die Kollaboration in der Geschäftswelt neu zu denken und insbesondere kollaborative Prozesse zu digitalisieren. Ein weiterer Gamechanger wird hier die künstliche Intelligenz sein und dem strukturellen Wandel einen weiteren Schub geben. 

Kaum eine logistische Disziplin ist so arbeitsteilig wie die Transport- und Werkslogistik

In der Transport- und Werkslogistik werden viele Prozessschritte von verschiedenen Beteiligten in unterschiedlichen Organisationen mit unterschiedlichen Systemen ausgeführt. Es klingt vermeintlich einfach: ein Transport von gekaufter oder verkaufter Ware zum Warenempfänger via LKW-Direkttransport. Doch sind bereits bei diesem simplen Beispiel im Inbound wie Outbound etliche Prozessbeteiligte involviert: 

Anhand der Abbildungen ist zu sehen, dass bereits bei einem einfachen LKW-Direkttransport in beide Richtungen bis zu zehn oder mehr Beteiligte in den Prozess involviert sind. Dies ist organisationsübergreifend zu verstehen, wodurch in der Regel unterschiedliche Systeme im Einsatz sind.  

Noch komplexer wird es, wenn es sich um gebrochene Verkehre handelt, insbesondere dann, wenn aus Gründen von Optimierungspotenzialen die Organisation der einzelnen Transportabschnitte selbst vorgenommen wird. Um all diese Transporte termintreu, aber auch effizient im Hinblick auf Kosten, CO2 und Auslastung abzuwickeln, bedarf ein hohes Maß an Abstimmung und einen kontinuierlichen Informationsfluss zwischen allen Beteiligten. Denn Kommunikation ist es, mit der jede Beziehung steht oder fällt. Das gilt nicht nur im privaten, sondern auch im unternehmerischen Umfeld.  

Die Herausforderungen unserer Kunden

Im Rahmen unseres leogistics Services, der sogenannten „Reiseplanung“, durfte ich im vergangenen Jahr eine Vielzahl an Unternehmen bei ihrer Transformation weg vom Transportmanagement, hin zur aktiven Transportsteuerung begleiten. Zusammengefasst werden in der Reiseplanung im ersten Schritt aktuelle Herausforderungen mit den derzeit eingesetzten Systemen besprochen, folgend darauf strategische Ziele abgeleitet und Leitplanken definiert, die As-is Prozesse analysiert und gemeinsam in To-be-Prozessmodelle transferiert.  

Auf dieser Basis wird ein hochintegratives Solution Design erarbeitet, Themen-Cluster gemeinsam nach Mehrwert und strategischer Bedeutung priorisiert und daraus Ausbaustufen abgeleitet. Das Ergebnis der Reiseplanung ist ein klarer Fahrplan, was aus technischer und prozessualer Sicht notwendig ist, um etwaige digitale Gaps erfolgreich zu schließen, sodass die Ziele der Unternehmen in der Transport- und Werkslogistik erreicht werden. Ein weiteres Ergebnis ist die Identifikation der notwendigen Vorarbeiten sowie Projektplanung und Kostenübersicht.  

Bei der Ausarbeitung der Herausforderungen unserer Kunden ist industrieübergreifend ein einheitliches Bild zu erkennen. Dies sind die Top 6 Herausforderungen und Ziele, die genannt wurden: 

  1. Herausforderung: verschiedene Anwendungen in der Transport- und Werkslogistik von verschiedenen Anbietern, was zu prozessualen Lücken führt und damit den Informationsfluss unterbricht. Ebenso sind manuelle Arbeiten und Doppelpflege an der Tagesordnung  
    Ziel: ein voll integrierter Systemverbund, der sowohl die planerischen als auch operativen Prozesse abbildet und einen kontinuierlichen Fluss der Prozessinformationen sicherstellt 
  2. Herausforderung: Intransparenz entlang der Prozesskette – nur durch mühsames Zusammentragen der Informationen und manuelle Nacharbeit ist Transparenz möglich, meist allerdings zu spät 
    Ziel: eine Plattform mit einem führenden logistischen Beleg, welcher sämtliche Informationsflüsse der unterschiedlichen Prozessbeteiligten und Systemen bündelt, diese intelligent auswertet und entsprechend via hybrider Kommunikationskanäle verteilt; keine Medienbrüche 
  3. Herausforderung: Blackbox im Inbound – die Bestellung wird inkl. gewünschtem Lieferdatum an den Lieferanten via EDI, Mail und sehr häufig noch Fax übertragen. Häufig endet hier die Kommunikation bis zur Ankunft des LKW. Was aber wirklich verladen wurde, ist eine Überraschung und erst am Tor transparent. In manchen Fällen gibt es eine Bestellbestätigung 
    Ziel: eine einheitliche Avisierung der Lieferanten auf Positionsebene und Anlage von Teilanlieferungen im System inkl. Benachrichtigungsfunktionen. Ebenso ist der Trend zu erkennen, dass die Organisation der Inbound-Logistik vermehrt vom Warenempfänger selbst durchgeführt werden möchte, um Potenziale der Bündelung und damit Ziele in der Kosteneinsparung sowie Nachhaltigkeit zu erreichen. Dafür ist ein „ready for pickup“ notwendig. Dies führt auch zur Integration der Folgeprozesse, wie Planung, Beauftragung, Zeitfenstermanagement, Track & Trace sowie Yard Management und das kollaborative Frachtkostenmanagement 
  4. Herausforderung: aufwändige Dienstleisterintegration mit 1:1-Verbindungen via EDI, FTP oder gar Beauftragung via Mail. 
    Ziel: digitale Beauftragung der Dienstleister, Order-as-a-service Ansatz, gemanagt vom SaaS-Provider. 
  5. Herausforderung: Kunden werden nicht proaktiv über Änderungen informiert, der Customer Service ist reaktiv auf Nachfrage der Kunden unterwegs 
    Ziel: frühzeitige proaktive und automatisierte Benachrichtigungen, auf dem Kanal der Wahl des Kunden 
  6. Herausforderung: Die Werkslogistik ist von der Transportlogistik entkoppelt, systemtechnisch, aber vor allem auch organisatorisch. Ebenso sind lange Durchlaufzeiten und Staus an der Einfahrt an der Tagesordnung  
    Ziel: schnelle, effiziente und kontaktlose Abwicklung auf dem Werksgelände. Dynamische Zeitfenstersteuerung und Torbelegung auf Basis von Zulaufinformationen, sowie der organisatorische Wandel zur einheitlichen logistischen Disziplin. 
Was logistische Herausforderungen in Bezug auf die Kommunikation bedeuten

Die von unseren Kunden genannten Anforderungen bedeuten für den Bereich der Kommunikation unter den Lieferkettenbeteiligten, dass neben klassischen logistischen Systemen insbesondere die kollaborativen Möglichkeiten dynamisch nutzbar sein müssen und der Wandel bereits im vollen Gange ist.  

Am Beispiel des Inbounds hieß dies bisher häufig, dass z. B. die Bestellung aus einem ERP-System an den Lieferanten übertragen wird, dieser sich aber an keinem Web-Portal anmelden möchte. Im Hinblick auf hybride Kommunikation ergibt sich das Szenario, dass die Bestellung via API direkt übertragen wird und der/die Mitarbeiter:in aus dem Customer Service kurzerhand auf dem Weg zum Kaffeeautomaten via Slack Message die Bestellung bestätigt. Die Avisierung auf Positionsebene erfolgt wiederum erst später aus dem ERP-System heraus, sodass die Informationen über Mengen und Datum zur Abholung wieder via API übertragen werden. Die Beauftragung des Spediteurs erfolgt vom Warenempfänger wieder direkt aus dem System. Bei einem kleinen Spediteur kann dies z. B. via automatisierter E-Mail, Web-UI oder auch einer MS-Teams-Nachricht erfolgen. Bei größeren Speditionen wiederum wird meist die API-Kommunikation bevorzugt. 

Die LKW-Fahrer:innen kommunizieren via WhatsApp bis zur Ankunft am Werksgelände und erhalten beim kontaktlosen Check-in via Terminal einen Link für eine Progressive Web App. Die weitere Kommunikation wie der Abruf, die Navigation durch das Werksgelände sowie etwaige Checks und Bilder, erfolgen über die App. Die Informationen über den Zulauf an den Verlader wiederum kommen direkt aus der Telematik des LKW. 

Bereits an diesem Beispiel ist zu sehen, dass es zukünftig notwendig ist, unterschiedliche Technologien zu integrieren, um den Informationsfluss nicht nur durchgängig zu gestalten, sondern auch so effizient wie möglich und vor allem zielgruppenorientiert. Insbesondere im asiatischen Raum ist in der Logistik die Kommunikation oder auch Bezahlung mit dem Chat-Dienst WeChat längst etabliert. Auch diese Anforderung wird von unseren Kunden regelmäßig im Rahmen unserer Reiseplanung genannt. 

Hierbei spielt auch der demographische Wandel eine große Rolle. Die Generation Y und bald auch die Generation Z sind ist als Arbeitnehmer:innen in den Unternehmen angekommen und übernimmt dort mehr und mehr Verantwortung. Sie sind aufgewachsen mit Kommunikationsmöglichkeiten, die auf Knopfdruck funktionieren, Geräten, die miteinander sprechen und Technologien, die immer auf dem neusten Stand sind. Wie auch im privaten Umfeld wird dies im unternehmerischen Bereich erwartet und vorausgesetzt. 

Der Einfluss von künstlicher Intelligenz und die Robotic Process Automation

Künstliche Intelligenz (KI) und die Robotic Process Automation (RPA), werden ein wesentlicher Faktor sein, um diese mannigfaltigen Kommunikationswege zu unterstützen und vor allem die Informationen nutzbar zu machen. KI kann die Nachrichten der einzelnen Quellen interpretieren und maschinell lesbar machen. RPA kann entsprechende Buchungen sowie Trigger für Benachrichtigungen und Folgeaktivitäten auslösen.  

Mithilfe von einfachen Regelwerken kann das gewünschte Kommunikationsmittel festgelegt werden, sodass die entsprechenden Prozessbeteiligten auch so informiert werden bzw. Informationen verteilen können, wie gewünscht. So kann die Automatisierung von logistischen Prozessen in Unternehmen eine Menge Zeit und damit auch Geld einsparen. Der Vorteil dabei ist, dass sowohl KI als auch RPA im jeweils eingesetzten Gebiet hochgradig individualisierbar sind. So eignet sich KI hervorragend zur Auswertung von gegebenem Input, wie z. B. Beauftragung von Transporten, der Ladungssicherungsdokumentation oder der Auswertung von Leer- und Leihgütern. Den Output wiederum kann die RPA weiterverarbeiten und die Folgeaktivitäten auslösen sowie Buchungen ausführen. Auf diese Weise arbeiten KI und RPA Hand in Hand und in einem Arbeitsprozess kombiniert. 

Kollaborative Logistikprozesse: Wie stellt sich die myleo / dsc auf?

Die Themen Kommunikation und Kollaboration stehen bei der myleo / dsc im Zentrum der Plattform. Unser Ansatz ist es, sämtliche Prozessbeteiligten mit einzubeziehen und unterschiedliche Arten der Kommunikation zu erlauben. In unserem „leolab“ wird täglich an aktuellen und zukünftigen Trends gearbeitet und verschiedene Technologien getestet. So haben wir schon jetzt bspw. Amazon Alexa in die Plattform eingebunden, um Statusereignisse entlang des Transports abzufragen. 

Auch wurde bereits MS Teams integriert, um proaktiv Prozessteilnehmer zu benachrichtigen. Des Weiteren wächst der Bereich Hardware enorm – mit Hilfe von Kameras und Sensorik werden auf dem Yard Bewegungen erkannt, bildlich ausgewertet und automatisch Aktivitäten gebucht und damit verbunden Folgeschritte ausgelöst.  

KI und RPA sind für die myleo / dsc kein Neuland – im Behältermanagement haben wir erste Use Cases umgesetzt – hierbei haben wir spannende Erkenntnisse gewonnen und neue Ansätze kreiert. Die nächsten Anwendungsszenarien, die wir umsetzen werden, sind eine automatische Dokumentenerkennung, Interpretation und Automatisierung der Kommunikation. Als Beispiel dient hier im ersten Schritt die Gelangensbestätigung. Auch werden wir weitere Kommunikationskanäle des täglichen Lebens einbinden, um die Nutzungsgewohnheiten des Jahres 2022 vieler Endanwender:innen auf unsere Plattform zu übertragen und deren Bedienung somit noch intuitiver zu machen. 

Wir sind bereit! Und Sie? 

Michael Rölli
Co-Head of Product and Solution Management
myleo / dsc

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