Zeitfensterbuchungsprozesse in Rekordzeit umgesetzt

Arvato Supply Chain Solutions ist ein innovativer und international führender Dienstleister im Bereich Supply Chain Management und E-Commerce. Auf das umfangreiche Lösungsportfolio der Bertelsmann-Tochter setzen weltweit renommierte Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen. Arvato Supply Chain Solutions bietet Fullfilment-Lösungen und übernimmt verschiedenste logistische Tätigkeiten für seine Kunden. Wir arbeiten bereits seit einiger Zeit erfolgreich mit Arvato Supply Chain Solutions in Harsewinkel zusammen und haben nun den ersten Roll-out auf einen anderen Standort erfolgreich beendet.

Ausgangssituation:

Die LKW-Abfertigung auf dem Werksgelände und die damit verbundene Koordination der einzelnen Warenein- und -ausgänge verlief nicht optimal, sodass es hier oft zu langen Wartezeiten und Staus kam. Zusätzlich erschwerten auch sprachliche Hürden des immer internationaler werdenden Transportgeschäfts eine zügige Abarbeitung.

Die myleo / dsc verschlankt Abläufe in der LKW-Abfertigung

Mit der optimierten Verwaltung ein- und ausgehender Zeitfenster für Warenzu- und -abgänge sowie von Kapazitäten und Ressourcen mithilfe der myleo / dsc konnte die Effizienz der Abläufe gesteigert werden. Im ersten Schritt führte leogistics zunächst das Zeitfenstermanagementsystem der Cloud-Plattform bei Arvato ein. In der Regel kann die Einführung eines überschaubaren Lösungsspektrums der myleo / dsc in weniger als zwei Monaten abgebildet werden. Ein beispielhafter Projektablauf umfasst folgende Schritte innerhalb von sechs Wochen: 

Woche 1 – Kick-off: In einem gemeinsamen Kick-off legt das Projektteam den Zeitplan und die Zielsetzung fest. Die Projektteilnehmer:innen erhalten alle notwendigen Informationen. Zentrales Element einer solchen Implementierung ist ein Fragebogen, der als Leitfaden für Systemkonfiguration und das Change Management dient. Aufgrund der großen Bedeutung dieses Dokuments steht die erste Projektwoche ganz im Zeichen von Q&A zu den einzelnen inhaltlichen Blöcken des Fragebogens.

Woche 2 – Aufnahme der Anforderungen über Fragebogen: Unser Kunde sammelt konkrete prozessuale Anforderungen, Stammdaten und begleitende Informationen und bereitet so die Parametrisierungsphase vor.

Woche 3-4 – Parametrisierung: Der zweite Projektabschnitt zeichnet sich durch die Parametrisierung der myleo / dsc aus. Dies erfolgt bereits gemeinsam mit Key-Usern des Kunden. Diese Phase beinhaltet die Anlage aller prozessrelevanten Stammdaten sowie die Konfiguration individueller Regelwerke. Je nach Komplexität und Klärungsbedarf kann die Konfiguration eine zweite Woche in Anspruch nehmen.

Woche 5 – User Training: Um die Endanwender:innen optimal auf den anstehenden Wechsel auf einen neuen Prozess bzw. ein neues System vorzubereiten, finden zum Abschluss Trainings statt. Dabei beginnen wir mit den Anwender:innen auf Kundenseite. Hier wird der Prozess auf Fehleranfälligkeit geprüft und in der Regel von einem Change-Management-Prozess begleitet.

Woche 6-7 – Dienstleister-Training: Abschließend trainiert der Kunde mit Unterstützung des myleo / dsc-Teams externe Dienstleister, um eine Reibungslose Inbetriebnahme zu ermöglichen.

Implementierung der myleo / dsc in nur 13 Tagen 

In diesem Fall kam jedoch alles anders: Der Projektleiter auf Kundenseite wies uns bei der Vorstellung des Projektplans daraufhin, dass für das Projekt keine sechs Wochen Umsetzungszeit zur Verfügung stünden. Die Urlaubszeit stand zudem bald bevor und es wurde sehr viel Wert darauf gelegt, dass alle Führungskräfte und Abteilungsverantwortlichen aus dem logistischen Bereich an den Terminen teilnehmen. Dementsprechend haben wir den Projektplan kurzerhand sehr agil angepasst.

Bereits vor dem üblichen Kick-off wurde der Fragebogen an den Kunden versendet. Anschließend erfolgte nur sechs Tage nach dem offiziellen Projektstart die Parametrisierung der eingesetzten Lösungsbestandteile der myleo / dsc. Weitere sieben Tage später fanden die Schulung der Key User und der damit verbundene technische Go-live statt. Das gesamte Projekt wurde also in einer Zeit von nur 13 Tagen abgeschlossen. Lediglich die Schulung externer Benutzer:innen stand noch aus, bevor die Lösung produktiv genutzt werden konnte.

Insbesondere durch Erfahrungen aus vorherigen Zeitfenstermanagement-Projekten war es uns möglich, bestimmte Projektschritte abzukürzen und gleichzeitig für den Kunden noch verständlicher zu gestalten – mit dem Ergebnis, dass nach dem Go-live kundenseitig nur eine einzige Nachfrage aufkam. Die Carrier-Schulung werden wir nun parallel zum Livebetrieb vornehmen.

Gemeinsam viel erreicht

Mit Arvato Supply Chain Solutions sind wir neue Wege gegangen: In nur 13 Tagen haben wir einen umfangreichen, auf Zusammenarbeit mit Dienstleistern ausgelegten Zeitfensterbuchungsprozess mit der myleo / dsc implementiert. Durch den agilen Ansatz konnten wir kundenindividuelle Prozessschritte bei der Parametrisierung berücksichtigen und ausreichend Kapazitäten und Zeit für Wissenstransfer und Anwender:innen-Schulung bereitstellen. Vielen Dank an Arvato Supply Chain Solutions für die großartige Zusammenarbeit!