Inbound Logistik: Mit Software mehr Transparenz schaffen

Seit den Zeiten der antiken Handelsrouten hat sich Logistik stark verändert. Von den Karawanen entlang der Seidenstraße bis zu den heutigen hochmodernen Lieferketten kristallisierte sich insbesondere die Inbound-Logistik als entscheidender Bestandteil der Lieferkette heraus. Doch das bringt neue Anforderungen an das Yard Management mit sich, die sich mit veralteten Methoden nicht mehr bewältigen lassen. Statt Logistikketten sind kollaborative Netzwerke gefragt, um die Transparenz zwischen den Logistikpartnern sicherzustellen – doch das ist leichter gesagt als getan. Die nötige Unterstützung bieten moderne Hilfsmittel in Form von IT- und Softwarelösungen.

Inbound-Logistik: Ziele und Abläufe

Die Inbound-Logistik steht am Anfang der Lieferkette vor dem Lager oder der Produktion und somit auch vor dem Yard. Sie beinhaltet alle Vorgänge von der Beschaffung, Annahme und Lagerung bis zur Abfertigung der Waren. Dabei folgt sie einem einfachen Prinzip: Nur wenn die Lieferung den Logistikhof zum richtigen Zeitpunkt erreicht, kann die Produktion beziehungsweise der Warenumschlag pünktlich an- bzw. nahtlos weiterlaufen. Hinter diesem unkomplizierten Grundsatz verstecken sich jedoch viele einzelne Prozesse mit ihren eigenen Herausforderungen. Unter genauerer Betrachtung lassen sich diese in vier Aspekte einteilen, die parallel betrachtet werden sollten:

1. Integration verschiedener IT-Systeme und Daten

Der Inbound-Prozess startet in der Regel mit einer Bestellung oder einem Lieferabruf. Der Lieferant erhält diese(n) üblicherweise aus dem ERP-System seines Auftraggebers. Erreicht ihn schließlich eine Bestellbestätigung, liegt es nun am Lieferanten, die Ware gemäß des Incoterms bereitzustellen. Bei einer Abholklausel wie „Ex Works“ hat der Auftraggeber sichherzustellen, dass die Ware beim Lieferanten abgeholt wird. Üblicherweise wird damit ein Spediteur beauftragt. Gilt stattdessen eine Ankunftsklausel wie „Delivery at Place“, ist der Lieferant dazu verpflichtet, die Ware zum Verlader zu befördern.

2. Zusammenarbeit

Sind sich Auftraggeber und Lieferant einig und kommen ins Geschäft, avisiert der Lieferant die Lieferung, indem er Informationen wie die Anzahl und Art der Produkte sowie Behälter und das Lieferdatum übermittelt. Diese Daten sind entscheidend, um die benötigte Anzahl und Art an Transportfahrzeugen stellen zu können. Ist der Auftraggeber für den Transport zuständig oder beauftragt eine Spedition (Incoterm: EXW), kann er die Ware jetzt am Werk des Lieferanten abholen. Andernfalls (Incoterm: DAP) muss letzterer für die Zustellung sorgen. Anschließend bucht der Transportverantwortliche bestenfalls seine Zeitfenster beim Verlader und die Ware verlässt den Hof des Lieferanten.

3. Real Time Transportation Visibility

Ist die Bestellung erst einmal in Bewegung, ist Aufmerksamkeit gefragt: Treten Verzögerungen wie Staus oder Unfälle auf, sollte der Transportverantwortliche umgehend darüber Bescheid wissen. Das ist jedoch nur dann möglich, wenn er seine Flotte stets im Blick behält. So kann er gegebenenfalls die Verspätung sofort an den Verlader weiterleiten. Auf welche Weise dieser die Informationen schließlich erhält, ist eine Frage der Visualisierung.

4. Visualisierung

Erst wenn der Auftraggeber ausreichend informiert ist, kann er den Wareneingang zuverlässig planen. Dazu braucht er periodische Updates über den Verbleib seiner Bestellung. Denn ohne weitere Informationen kann er sich lediglich auf das gebuchte Zeitfenster verlassen. Deshalb ist insbesondere bei dem Transport durch eine Spedition oder den Lieferanten Transparenz gefragt. Zu den wichtigsten Informationen gehören daher frühzeitig übermittelte Geschäfts-, Prozess- und Objektinformationen, die der Auftraggeber mit seiner Zeitplanung abgleichen kann – Stichwort: Tracking & Tracing.

Praxisbeispiel: Inbound lebt von Transparenz

Der Worst Case ist eingetreten: der LKW hat einen Unfall gebaut und der Spediteur vergisst vor lauter Ärger, den Auftraggeber zu informieren. Dennoch schickt er ein neues Fahrzeug, um die Ware trotz Verzögerung schnellstmöglich zu liefern. Sein Auftraggeber rechnet nach wie vor mit einer Lieferung zum ausgemachten Zeitfenster – vergebens. Als der LKW mit knapp drei Stunden Verspätung am Logistikhof auffährt, ist die eingeplante Lagerfläche bereits von einer anderen Position belegt.

Verhindern lässt sich dieses Szenario mit einer transparenten Kommunikation zwischen den Logistikpartnern: Die Verzögerung durch den Unfall ist ärgerlich, aber die Supply Chain ist deshalb noch lange nicht gebrochen. Würde der Spediteur den Verlader über den Zwischenfall informieren, könnte dieser den Lagerplatz freihalten und die Lieferung später problemlos annehmen. So ließe sich die Effizienz im Inbound steigern. Die kurze Nachricht wäre somit nur ein kleiner Aufwand, der dafür einen großen Unterschied im Gesamtprozess bewirkt.

Vorteile lückenloser Inbound Prozesse

Finden hingegen keine Verzögerungen statt oder der Autraggeber wird frühzeitig über diese informiert, kann die Inbound-Logistik planmäßig ablaufen. Dadurch eröffnen sich viele Vorteile für Verlader, Lieferant und Spediteur:

Transparente Prozesse

Transparente Prozesse sind nicht nur eine Voraussetzung für die Inbound-Logistik, sondern ebenfalls ein großer Vorteil. Alle Parteien können sich so darauf verlassen, dass sie einen lückenlosen Überblick über die Abläufe haben und bei Veränderungen sofort informiert sind.

Planungssicherheit

Mit der Planungssicherheit geht auch eine Performancesteigerung einher: Unternehmen können ihr Personal und ihre Ressourcen vorausschauend und optimal für die bevorstehenden Aufgaben einplanen.

Zufriedene Mitarbeitende und Kunden

Kommt die angekündigte Lieferung zu spät oder gar nicht, sind die Mitarbeitenden umsonst zur Arbeit erschienen und auch der Kunde wartet vergeblich auf seine Bestellung. Ein verfrühter Wareneingang sorgt wiederum für Stress auf dem Logistikhof. Anders sieht es bei einer planmäßigen Inbound-Logistik aus. So kann das Personal nach erledigter Arbeit pünktlich Feierabend machen und der Kunde erhält seine Ware zum versprochenen Liefertermin.

Neue Optimierungspotenziale

In einer reibungslosen Lieferkette wird schnell klar, in welchen Prozessschritten es trotz des ansonsten problemlosen Ablaufs stockt. Die Nachverfolgung und Evaluation dieser Verzögerungen kann dabei helfen, neue Optimierungspotenziale sicherzustellen, die bislang unter dem Logistik-Chaos verdeckt blieben.

Flexiblere Abläufe

Schwankende Marktbedingungen und Saisonalitäten erfordern höchste Flexibilität in der Logistik. Fehlt der notwendige Überblick über die eigene Lieferkette, mitsamt der Beschaffung, Annahme und Lagerung, können Unternehmen nicht rechtzeitig auf die alltäglichen Veränderungen am Markt reagieren. Im Umkehrschluss verbessert eine erstklassige Verwaltung der eigenen Inbound-Logistik die Wettbewerbsfähigkeit.

Sicherheit

Wer kennt es nicht: Die Lieferung ist beschädigt und die Schuld wird kurzerhand auf das Gegenüber geschoben. Eine frühzeitige Qualitätskontrolle und Dokumentation der Prozessschritte helfen anstattdessen dabei, den Schaden schnell und zuverlässig zurückzuverfolgen.

Stärkere Lieferantenbeziehungen

Eine verlässliche Planung hat nicht nur Vorteile für den Verlader. Auch die Lieferfahrer:innen können ohne lange Wartezeiten pünktlich zum nächsten Auftrag aufbrechen. Nahtlose Inbound-Abläufe sparen so Zeit und Kosten für alle Beteiligten und stärken die Geschäftsbeziehung.

Inbound-Logistik mit Softwarelösungen bewältigen

Die unzähligen Inbound-Prozessschritte und vielschichtigen Ebenen können auf den ersten Blick einschüchternd wirken – vor allem, wenn man bislang auf schwer zu überschauende Excel-Listen gesetzt hat. Um von den oben genannten Vorteilen zu profitieren, ist der ganzheitliche Überblick über die eigene Supply Chain jedoch entscheidend. Die nötige Unterstützung bieten digitale Lösungen, in Verbindung mit einer gepflegten Stammdatenbasis. Welche Software sich dabei am besten für den individuellen Anwendungsfall eignet, ist wie so oft von den Anforderungen der jeweiligen Logistik beziehungsweise Branche abhängig. Trotzdem gibt es einige Funktionen, die für die optimale Verwaltung der Inbound-Logistik unverzichtbar sind. Zum Beispiel sollte es das eingesetzte System ermöglichen, unkompliziert mit den Logistikpartnern zu kommunizieren. Eine automatische Dokumentation von Informationen und Prozessschritten hilft außerdem bei der Nachverfolgung kritischer Abläufe und Fehler.

Sichere Inbound-Logistik durch ein vollständiges Tracking

Auch eine Integrationsmöglichkeit der Vorsysteme ist eine mehr als vorteilhafte Funktion im Bereich Inbound. Damit kann die Software sich zum einen die benötigten Daten vollautomatisch über die Schnittstellen ziehen. Zum anderen bietet die Funktion eine wesentliche Basis für das vollständige Tracking der Vor-, Haupt- und Nachläufe, was im weiteren Verlauf auch der Outbound-Logistik zugutekommt. Mithilfe der Daten aus den Vorsystemen, wie dem Transportmanagement- und dem ERP-System, ließen sich so die einzelnen Warenpositionen, statt der entsprechenden Ladungsträger bzw. Fahrzeuge tracken. Dadurch wäre der Verlader stets über den Status seiner Bestellungen informiert und könnte zuverlässig planen. Doch die lückenlose Integration der Vorsysteme ist oft aus verschiedenen Gründen nicht möglich. Hier kommt die Logistiklösung myleo / dsc ins Spiel, die genau diese Grundlage mit sich bringt.

Optimale Inbound-Logistik mit der myleo / dsc

Als kollaborative Plattform vereint die myleo / dsc alle maßgeblichen Funktionen für das Management der Inbound-Logistik. Das sorgt für Effizienz. Die Lieferkettenpartner können sich in Form von digitalen Statusmeldungen oder Anfragen schnellstmöglich austauschen. Die aktuellen Prozessabläufe stellt das System dabei für jede:n Nutzer:in anschaulich dar, sodass klar ist, wo sich die Lieferung aktuell befindet. Zu diesem Zweck bietet die myleo / dsc umfangreiche Tracking-Übersichten für den Straßen- und Schienenverkehr. Darüber hinaus lassen sich alle etablierten Vorsysteme wie SAP oder Oracle problemlos in die Software integrieren. So kann sich das System nicht nur die benötigten Daten automatisch ziehen, sondern bietet darüber hinaus eine essenzielle Grundlage für die detaillierte Nachverfolgung des Vor-, Haupt- oder Nachlaufs. So kann sich eine effiziente Outbound-Logistik anschließen.

Als Dienstleister unterstützt myleo / dsc seine Kunden zudem mit seiner langjährigen Expertise beim Thema Schnittstellen. Sie wollen Ihre Inbound-Logistik mit der myleo / dsc nachhaltig verstärken? Hier finden Sie weitere Informationen zur unserer Yard Management Lösung: Dock & Yard Management