Einkauf und Beschaffungslogistik: mit Software ins Ziel

Die Beschaffungslogistik ist eine der wichtigsten Disziplinen in der gesamten Lieferkette. Sie ist dafür zuständig, dass die notwendigen Materialien oder Güter die Produktion beziehungsweise das Eingangslager erreichen. Je nach Organisation kann es dabei zu einer Vielzahl an Herausforderungen für Lieferanten oder Verlader kommen. Die nötige Unterstützung bei der vielfältigen Beschaffungsstrategie bieten spezialisierte Softwarelösungen.

Beschaffungslogistik im Überblick

Per Definition bezeichnet die Beschaffungslogistik als Teil der Beschaffung und Logistik den Prozess des Wareneinkaufs bis zum Transport des Materials zum Lager oder in die Produktion. Im Sourcing gibt es dabei unterschiedliche Konzepte, je nach Anzahl der Lieferanten, dem Ort der Beschaffung und der Art der beschafften Güter. Im Mittelpunkt der Beschaffung steht die effiziente Bereitstellung von Gütern in bester Qualität, der optimalen Menge und zur richtigen Zeit. Damit diese glattläuft und die Ware den Empfänger problemlos erreichen kann, muss der Lieferant eine Reihe an Informationen beschaffen und übermitteln. Dazu gehören allgemeine Kennzahlen und Attribute der Lieferung wie Gewicht, Größe oder Art, aber auch geplante Lieferzeiträume. Je nach Handelsklausel beziehungsweise Incoterm (siehe Infokasten) entsteht außerdem ein zusätzlicher Aufwand für den Verlader. Zum Beispiel trägt dieser bei einer EXW-Lieferbedingung (Ex Works/ab Werk) die volle Verantwortung für die Ware, sobald sie vom Zulieferer verpackt, markiert und an einem vorher definierten Ort bereitgestellt wurde. Das bedeutet, dass der Käufer ebenfalls für den Transport und die damit verbundenen Kosten zuständig ist. Umgekehrt ist bei einer DAP-Klausel (Delivered At Place/an einen Bestimmungsort geliefert) der Verkäufer für das Transportmittel und den Transport verantwortlich.

Fehler in der Transportplanung können dementsprechend für Zulieferer, Verlader sowie Warenempfänger weitreichende Folgen haben und je nach Lieferbedingung Vertragsbrüche bedeuten. Für die Partner ist es deshalb im besten Interesse, die Beschaffung zu optimieren und alle dazugehörigen Informationen transparent zur Verfügung zu stellen. Doch das ist leichter gesagt als getan, denn der Aufwand für die Informationsaufnahme und -übermittlung erscheint auf den ersten Blick riesig – vor allem wenn die Prozesse manuell stattfinden. Dadurch entstehen Herausforderungen, die der Beschaffungs- und Distributionslogistik schaden und dem Warenempfänger das Leben schwer machen.

Die fünf größten Pain Points in der Beschaffung

Die größten Hürden in der Beschaffungslogistik beginnen in der Regel schon beim Anliefermanagement, machen sich aber erst viel später, z. B. beim Gate Management, bemerkbar. Die Folge sind vermeidbare Probleme, die sich auch auf den weiteren Verlauf der Supply Chain auswirken:

1. Ware landet ungesichert vor dem Gelände

Erhält der Verlader keine Angaben zum Anlieferzeitraum, kann es passieren, dass am Gate überraschend ein LKW vorfährt. Steht dann kein freier Lagerplatz zur Verfügung, müssen die Lieferanten beziehungsweise Spediteure warten. Obwohl es sich so liest, als würde das in erster Linie den Lieferanten betreffen, ist es schnell das Problem des Verladers. Denn nicht selten leiden die Fahrer:innen unter Zeitdruck und entscheiden sich kurzerhand dafür, die Ware eigenständig vor dem Hofeingang abzuladen. Das ist insbesondere bei Frischelieferungen und Gefahrguttransporten bedenklich und kann zudem zum Diebstahl von Gütern und Ware führen.

2. Chaos in der Lagerhaltung

Steht der Transporter vor dem Gate oder die Ware landet unaufgefordert vor dem Logistikgelände, ist es im besten Interesse des Käufers, sie schnellstmöglich ins Lager zu transportieren. Problematisch wird das, sobald alle Lagerplätze bereits verplant sind. Denn dann verlieren die nachfolgenden Lieferungen ihren zugewiesenen Platz – das Problem im Beschaffungsprozess ist also nicht gelöst, sondern verschiebt sich so lange, bis keine Fläche zur Bereitstellung mehr verfügbar ist.

3. Die Produktionsplanung leidet

Alle Elemente der Supply Chain sind eng miteinander verknüpft und Verzögerungen im Beschaffungsprozess wirken sich auf jeden nachfolgenden Prozess aus. In der Produktionslogistik ist es daher entscheidend, den Zeitpunkt der Materiallieferung zu kennen und vorauszuplanen. Kennt der Wareneingang diesen Zeitpunkt nicht, kann er weder Personal oder Ressourcen einteilen noch die Lagerhaltung des Einkaufs planen. So läuft das Unternehmen Gefahr, dass die Produktion aufgrund stockender Versorgung stillsteht. Ein absolutes No-go, denn das zieht immense Kosten nach sich.

4. Keine Warenannahme

Möchte der Verlader kein Risiko eingehen, weil Lagerplatz und kritische Wareninformationen fehlen, kann er eine unerwartete Lieferung auch ablehnen. In diesem Fall schadet der Lieferant sich selbst: Denn er muss nicht nur die Kosten für die Retoure tragen, sondern riskiert aufgrund der Lieferverzögerung möglicherweise auch die Geschäftsbeziehung mit Spediteur und Verlader.

 5. Fehlerquellen fallen nach der Warenannahme unter den Radar

Ohne die nötigen Informationen und Kennzahlen fehlt auch die Möglichkeit, bereits geleistete Warenlieferungen zurückzuverfolgen. Sind die Güter beispielsweise beschädigt oder unvollständig, liegt unter diesen Umständen keine klare Dokumentation vor. Folglich trägt der Verlader den Schaden, weil er die Ware guten Gewissens vom Lieferanten angenommen hat. In der Produktionslogistik entsteht außerdem ein weitreichenderes Problem: Wichtige Materialien fehlen und müssen erst nachbestellt werden – die Versorgung steht still. Der Verlader verliert damit kostbare Zeit und aufgrund des Lieferengpasses gegebenenfalls sogar Kunden.

Neben den großen Pain Points, die durch fehlende Informationen entstehen, gibt es weitere Herausforderungen in der Beschaffungslogistik. Dazu gehören Sprachbarrieren, unzufriedene Mitarbeitende oder Kunden sowie undokumentierte Verzögerungen, zum Beispiel durch Verkehrsunfälle. Der unübersichtliche Werksverkehr kann beim Anmeldeprozess am Terminal ein Risiko für die Sicherheit der Lieferfahrer:innen darstellen. Viele der entstehenden Hürden lassen sich in der Regel durch eine transparente Kommunikation aller Parteien und geeignete Beschaffungsstrategie bewältigen. Eine digitale Lösung kann zudem Sprachbarrieren überwinden oder eine fehlerfreie Dokumentation der Wareninformationen sicherstellen. So lässt sich die Effizienz sichtbar steigern.

Lösung: Beschaffungslogistik mit der myleo / dsc

Als Plattform u. a. für Dock & Yard-Management bietet die myleo / dsc viele nützliche Funktionen zur elektronischen Steuerung aller wichtigen Hofprozesse (E-Procurement). Neben einer flexiblen Slot-Buchung, automatisierten Kapazitätsberechnungen und Kommunikationsmöglichkeiten für die Lieferanten, bietet die Lösung auch einen Ladestellenabruf. Dadurch werden wartende LKW automatisiert per SMS, App oder Großdisplay zu der jeweiligen Ladestelle gerufen, nachdem sie sich am Self-Check-In angemeldet haben und eine passende Ladestelle frei wird. Das für den Check-In bereitgestellte Terminal ist auf LKW-Bedienhöhe ausgelegt, sodass die Fahrer:innen den Vorgang aus ihren LKW steuern können und nicht dem teilweise gefährlichen Werksverkehr ausgesetzt sind.

myleo / dsc unterstützt darüber hinaus digitale Avisierungen inklusive verbundener Zeitfenster, wodurch die Transparenz im gesamten Prozess der Beschaffung deutlich steigt. Damit sind unangekündigte Anlieferungen und undokumentierte Prozessinformationen Geschichte. Zusammen mit den Terminals oder Web-Anwendungen, die einfach per Smartphone aufgerufen werden können und viele unterschiedliche Sprachen unterstützen, können so selbst kurzfristig Waren- oder Zeitangaben übermittelt und eingesehen werden.

Mithilfe von Digitalisierung und transparenten Warenströmen liegen die richtigen Informationen in der richtigen Qualität am richtigen Arbeitsplatz vor: Alle Parteien der Beschaffungslogistik sind effizient miteinander vernetzt. Die Konsequenz sind reduzierte Kosten, eine kontrollierte Steuerung der Prozesse, Steigerung der Effizienz und sogar mögliches Wachstum für das Unternehmen.